Общероссийский Профсоюз образования
Первомайская районная организация Общероссийского Профсоюза образования
Информационно-методический бюллетень
БЮЛЛЕТЕНЬ №5
ДЕЛОПРОИЗВОДСТВО
ПРОФСОЮЗНОЙ ОРГАНИЗАЦИИ
г. Ростов-на-Дону
2021 год
|
|
|
|||
|
ПРОФСОЮЗ РАБОТНИКОВ НАРОДНОГО ОБРАЗОВАНИЯ И НАУКИ РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ (ОБЩЕРОССИЙСКИЙ ПРОФСОЮЗ ОБРАЗОВАНИЯ) ИСПОЛНИТЕЛЬНЫЙ КОМИТЕТ ПРОФСОЮЗА ПОСТАНОВЛЕНИЕ |
||||
|
|
|
|
||
Об утверждении Правил по ведению
делопроизводства в организациях
Профсоюза
В целях дальнейшего улучшения работы с документами в организациях Профсоюза, Исполнительный комитет Профсоюза ПОСТАНОВЛЯЕТ:
- Утвердить прилагаемые Правила по ведению делопроизводства в организациях Профсоюза.
- Комитетам (советам) межрегиональных, региональных, местных и первичных организаций Профсоюза в течение 2012 года:
провести необходимую организаторскую работу по приведению делопроизводства в организациях Профсоюза в соответствие с настоящими Правилами;
утвердить на заседаниях коллегиальных исполнительных профсоюзных органов Инструкции по делопроизводству межрегиональных, региональных, местных и первичных организаций Профсоюза.
- Контроль за выполнением постановления возложить на отдел организационной работы аппарата Профсоюза.
Председатель Профсоюза Г.И. Меркулова
Приложение
к постановлению
Исполкома Профсоюза
от 7 июня 2012 г. №10
ПРАВИЛА
по ведению делопроизводства в организациях Профсоюза работников народного образования и науки Российской Федерации
I. Общие положения
1.1. Правила по ведению делопроизводства в организациях Профсоюза работников народного образования и науки Российской Федерации (далее - Правила) разработаны в целях установления единых требований к подготовке, обработке, хранению и использованию в деятельности организаций Профсоюза работников народного образования и науки Российской Федерации (далее - Профсоюз) документов, совершенствования делопроизводства в организациях Профсоюза.
1.2. Настоящие Правила разработаны в соответствии с законодательством Российской Федерации в сфере информации, документации и архивного дела и Уставом Профсоюза.
1.3. Основные понятия, применяемые в Правилах:
документирование - фиксация информации на материальных носителях в установленном порядке;
делопроизводство - деятельность, обеспечивающая создание официальных документов и организацию работы с ними в организациях Профсоюза;
документ - официальный документ, созданный Профсоюзом, организацией Профсоюза, государственным органом, органом местного самоуправления, юридическим или физическим лицом, оформленный в установленном порядке и включенный в документооборот организации Профсоюза;
электронный документ - документ, в котором информация представлена в электронно-цифровой форме;
вид документа - принадлежность документа к определенной группе документов по признакам содержания и целевого назначения;
оформление документа - проставление необходимых реквизитов, установленных правилами документирования;
реквизит документа - обязательный элемент оформления документа;
бланк документа - набор реквизитов, идентифицирующих физическое или юридическое лицо, создавшее письменный документ;
бланк профсоюзного документа - форма утвержденного в установленном порядке бланка с отражением официальной символики Профсоюза и реквизитов профсоюзной организации;
подлинник документа - первый или единственный экземпляр документа;
копия документа - документ, полностью воспроизводящий информацию подлинника документа и его внешние признаки, не имеющий юридической силы;
заверенная копия - копия документа, на которой в соответствии с установленным порядком проставляют необходимые реквизиты, придающие ей юридическую силу;
обращение члена Профсоюза - направленные в письменном виде или в электронно-цифровой форме в организацию Профсоюза предложение, заявление или жалоба, а также устное обращение работника, являющегося членом Профсоюза, в профсоюзную организацию;
документооборот - движение документов с момента их создания или получения до завершения исполнения, помещения в дело и (или) отправки;
регистрация документа - присвоение документу регистрационного номера и запись в установленном порядке сведений о документе;
номенклатура дел - систематизированный перечень наименований дел, формируемых в организации Профсоюза, с указанием сроков их хранения;
экспертиза ценности документов - изучение документов на основании критериев их ценности в целях определения сроков хранения документов и отбора их для включения в состав Архивного фонда Российской Федерации и других архивов;
дело - совокупность документов или отдельный документ, относящиеся к одному вопросу или участку деятельности организации Профсоюза;
формирование дела - группировка исполненных документов в дело в соответствии с номенклатурой дел;
электронный документооборот - документооборот с применением информационных систем.
1.4. Организации Профсоюза, на основе Правил с учетом условий и специфики своей деятельности разрабатывают Инструкции, утверждаемые организацией Профсоюза, по согласованию с вышестоящим профсоюзным органом.
1.5. Требования Правил к работе с бухгалтерской и другой специальной документацией распространяются лишь в части общих принципов работы с документами, а также подготовки документов к передаче на архивное хранение.
II. Документооборот в организациях Профсоюза
2.1. В документообороте организации Профсоюза выделяются:
а) поступающие документы (входящая документация);
б) отправляемые документы (исходящая документация);
в) внутренние документы.
2.2. В организациях Профсоюза получение и отправка документов осуществляются средствами почтовой и электронной связи.
2.3. В организациях Профсоюза устанавливается следующий порядок работы с входящей документацией:
2.3.1. Регистрация поступивших документов осуществляется в день поступления.
2.3.2. Поступающие в организацию Профсоюза документы регистрируются в журнале регистрации входящей документации и рассматриваются председателем организации Профсоюза или его заместителем.
Журнал регистрации входящей документации, как правило, имеет графы, в которых отражается входящий номер и дата поступления документа, откуда поступил документ и его номер, краткое содержание документа, отметка об исполнении, номер дела по номенклатуре.
2.3.3. В организациях Профсоюза в зависимости от принятой системы учета и контроля может применяться как журнальная, так и карточная форма регистрации поступающих документов.
2.3.4. На всех поступивших в организацию Профсоюза документах и приложениях к ним в правом нижнем углу первого листа проставляются дата поступления и регистрационный номер по журналу и (или) карточке регистрации поступающих документов.
2.3.5. Нумерация поступающих в организацию Профсоюза документов ведется в пределах календарного года, начиная с первого номера.
2.3.6. Внутренняя документация статистического и информационного характера, поступающая в профсоюзный орган от постоянных комиссий, профсоюзных бюро, профгрупп или профсоюзных активистов может не регистрироваться.
2.3.7. Письменные и устные обращения членов Профсоюза регистрируются отдельно от других поступающих документов.
2.3.8. За своевременное рассмотрение документов, поступивших в организацию Профсоюза, отвечает председатель организации Профсоюза и его заместитель.
2.3.9. Началом срока рассмотрения поступившего документа считается день его регистрации.
2.3.10. В организациях Профсоюза устанавливаются следующие сроки рассмотрения поступивших документов:
не более 10 календарных дней — для писем вышестоящих профсоюзных органов и иных организаций;
не более 15 календарных дней — для предложений, заявлений и жалоб членов Профсоюза;
не более 30 календарных дней — для документов, требующих изучения и проверки, подготовки справок и обоснований, а также рассмотрения и обсуждения их на собрании или заседании соответствующего выборного профсоюзного органа.
2.3.11. Поступивший документ считается рассмотренным после направления ответа по существу обращения члена Профсоюза, в вышестоящий профсоюзный орган.
2.3.12. При решении в оперативном порядке (в личной беседе, по телефону, на совещании) вопросов, поставленных в документе, в журнале регистрации входящей документации (карточке) делается отметка о рассмотрении с указанием даты и подписи ответственного исполнителя (председателя организации Профсоюза).
2.3.13. Ежегодно на заседании коллегиального выборного профсоюзного органа рассматривается информация по работе с документами, поступившими на рассмотрение в организацию Профсоюза.
2.4. В организациях Профсоюза устанавливается следующий порядок работы с исходящей документацией:
2.4.1. Отправляемые документы, подписанные председателем (заместителем председателя) организации Профсоюза, регистрируются в журнале регистрации исходящей документации.
Журнал регистрации исходящей документации, как правило, содержит графы: исходящий номер, дата, наименование адресата, краткое содержание документа и его номер, номер дела по номенклатуре.
2.4.2. Регистрация отправляемых документов осуществляется в день их подписания (утверждения) или на следующий рабочий день.
2.4.3. Копия отправляемого документа заверяется соответствующей отметкой об исполнении, подписью лица, ответственного за отправку исходящей документации и хранится вместе с поступившим документом, на который давался ответ.
2.5. Регистрационный номер документа и дата регистрации указываются на подлиннике документа в реквизитах бланка и на копии, остающейся в деле организации Профсоюза.
2.6. Ответы на обращения членов Профсоюза имеют тот же регистрационный номер, который был присвоен заявлению при поступлении.
2.7. В организациях Профсоюза, имеющих права территориальной организации Профсоюза, к документам, передаваемым для рассмотрения в структурные звенья или в комиссии профсоюзного комитета, профбюро и профгруппы, как правило, составляется список на рассылку.
III. Изготовление, учет, использование и хранение печатей, штампов и бланков документов организаций Профсоюза
3.1. Организации Профсоюза в соответствии с Уставом Профсоюза и решениями руководящих органов Профсоюза, применяют в своей деятельности печати, штампы и бланки с изображением официальной символики Профсоюза.
3.2. Решение о необходимости изготовления печатей и штампов организации Профсоюза, их количестве принимает председатель организации Профсоюза.
3.3. Печатью организации Профсоюза заверяются подписи председателя, его заместителя, а также других лиц, которым соответствующими решениями выборного органа организации Профсоюза или доверенностью предоставлены соответствующие полномочия.
3.4. Оттиск печати организации Профсоюза должен захватывать часть наименования должности и подписи.
3.5. Ответственность за законность использования и надежность хранения печатей и штампов организации Профсоюза возлагается на председателя организации Профсоюза.
3.6. Порядок хранения, учета, использования и передачи печатей и штампов организаций Профсоюза (при их наличии) устанавливается Инструкциями организаций Профсоюза.
IV. Оформление материалов профсоюзных собраний, конференций и заседаний профсоюзного комитета
4.1. Протокол отчетно-выборного профсоюзного собрания (конференции), заседания контрольно-ревизионной комиссии оформляется в соответствии с порядком, определяемым выборным профсоюзным органом соответствующей организацией Профсоюза.
4.2. Оформление протоколов заседаний профсоюзного комитета (президиума) организации Профсоюза осуществляется по установленной форме (приложение № 1).
4.3. Постановления выборного коллегиального органа организации Профсоюза оформляются в виде отдельного документа, который прилагается к протоколу (приложение № 2).
4.4. Проекты постановлений выборных коллегиальных органов организаций Профсоюза, по которым в ходе обсуждения на собрании или заседании профсоюзного комитета были высказаны замечания, внесены дополнения или изменения, дорабатываются членами профсоюзного комитета в 3-дневный срок или в срок, установленный профсоюзным комитетом.
4.5. Постановления выборного коллегиального исполнительного органа организации Профсоюза по вопросам награждения, утверждения программ семинаров и иным вопросам оперативного характера, принимаются без их обсуждения на заседаниях, путем визирования документа членами выборного коллегиального исполнительного органа организации Профсоюза.
4.6. Перечень вопросов, по которым могут быть приняты постановления, устанавливается решением выборного коллегиального органа организации Профсоюза (комитет или президиум).
Постановлениям, принятым между заседаниями выборного коллегиального органа организации Профсоюза (комитет, президиум), присваивается очередной порядковый номер протокола. В этом случае отдельный протокол не оформляется, а подлинники постановлений и материалы к ним включаются в очередной протокол.
4.7. Нумерация протоколов собраний (конференций), заседаний выборных коллегиальных органов организации Профсоюза ведется в течение срока полномочий этих органов.
4.8. По отдельным вопросам, рассматриваемым на заседаниях выборных коллегиальных органов организации Профсоюза, могут оформляться выписки из протокола (приложение № 3).
4.9. Ежегодно протоколы заседаний выборного коллегиального органа организации Профсоюза формируются в отдельные дела, при этом порядковые номера протоколов заседаний выборного коллегиального органа организации Профсоюза присваиваются в течение срока полномочий соответствующего профсоюзного органа.
Приложения к протоколам заседаний выборного коллегиального органа организации Профсоюза о финансово-хозяйственной деятельности организации Профсоюза (различные акты, заявления на материальную помощь и другие аналогичные материалы) в протокол не включаются, а вместе с копией постановления хранятся в делах организации Профсоюза в соответствии с номенклатурой дел.
V. Документальный фонд организации Профсоюза. Ведение номенклатуры.
5.1. Формирование документального фонда организации Профсоюза осуществляется путем составления номенклатуры дел, формирования и оформления дел, обеспечения их сохранности, учета и передачи дел в архив.
5.2. Дела формируются в соответствии с номенклатурой дел, а также с соблюдением принципов систематизации документов и их распределения по видам документов на дела постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения, в том числе на дела по личному составу, и на дела временного (до 10 лет включительно) хранения.
5.3. Комитет (совет) организации Профсоюза ежегодно до 15 декабря составляет перечень дел по установленной вышестоящим профсоюзным органом форме и утверждает номенклатуру дел, которая вводится с 1 января следующего года.
5.4. При составлении номенклатуры дел необходимо руководствоваться примерным перечнем документальных материалов, рекомендованных вышестоящими выборными профсоюзными органами.
5.5. Каждое дело, включенное в номенклатуру организации Профсоюза, должно иметь индекс (номер), состоящий из цифрового обозначения, направления деятельности и порядкового номера дела.
5.6. По окончании года в номенклатуре дел организации Профсоюза делается итоговая запись о количестве дел, образовавшихся в деятельности за прошедший год.
В одном деле формируются документы одного срока хранения. Документы постоянного и временного сроков хранения формируются раздельно.
В целях правильного и качественного отбора документов для дальнейшего хранения или уничтожения организация Профсоюза проводит экспертизу ценности документов.
5.7. Акт на документы организации Профсоюза, подлежащие уничтожению, утверждается председателем организации Профсоюза после согласования его с председателем контрольно-ревизионной комиссии организации Профсоюза.
5.8. При переизбрании председателя организации Профсоюза составляется акт приема-передачи дел избранному председателю организации Профсоюза в трёх экземплярах, один из которых вместе с актом контрольно-ревизионной комиссии организации Профсоюза направляется в вышестоящий профсоюзный орган.
VI. Особенности работы с электронными документами в организациях Профсоюза
6.1. Работа с электронными документами в организации Профсоюза осуществляется в соответствии с Уставом Профсоюза, настоящими Правилами и инструкцией организации Профсоюза.
6.2. Электронный документ должен быть оформлен по общим правилам делопроизводства и иметь реквизиты, установленные для аналогичного документа на бумажном носителе, за исключением оттиска печати.
6.3. Прием и отправка электронных документов осуществляются лицом, ответственным за обслуживание электронного канала связи организации Профсоюза (ответственный за администрирование системы электронного почтового обмена).
6.4. Электронные документы создаются, обрабатываются в системе электронного документооборота организации Профсоюза.
6.5. Единицей учета электронного документа является электронный документ, зарегистрированный в системе электронного документооборота организации Профсоюза. Электронный документ, имеющий приложения, регистрируется как один документ.
6.6. Электронные документы (копии электронных документов на бумажном носителе) формируются в дела в соответствии с номенклатурой дел и индексируются в порядке, установленном в отношении дел, составленных из документов на бумажном носителе.
6.7. Сроки хранения электронных документов (копий электронных документов на бумажном носителе) соответствуют срокам хранения документов, установленных законодательными и иными нормативными правовыми актами Российской Федерации для аналогичных документов на бумажном носителе.
6.8. Место хранения электронных документов (копий электронных документов на бумажном носителе) до их передачи в архив, вид носителей, на которых они хранятся, а также форматы их постоянного и длительного сроков хранения определяются организацией Профсоюза с учётом функционирующих в организации Профсоюза программно-технических средств и нормативных и методических документов.
6.9. Экспертиза ценности электронных документов (копий электронных документов на бумажном носителе) осуществляется в общем порядке, установленном в отношении документов на бумажном носителе. После истечения срока, установленного для хранения электронных документов (копий электронных документов на бумажном носителе), на основании акта о выделении их к уничтожению, утверждаемого председателем организации Профсоюза, указанные электронные документы (копии электронных документов на бумажном носителе) подлежат уничтожению.
VII. Заключительные положения
7.1. Делопроизводство в организациях Профсоюза ведется самостоятельно от делопроизводства образовательного учреждения (организации) или органа, осуществляющего управление в сфере образования, и включает в себя регистрацию входящей и исходящей документации, контроль за исполнением документов, ведение протоколов профсоюзных собраний (конференций), заседаний выборных коллегиальных профсоюзных органов, формирование документов в дела, обеспечение их сохранности или уничтожение в соответствии с установленным порядком.
7.2. Ведение делопроизводства поручается одному из работников аппарата организации Профсоюза или одному из членов выборного профсоюзного органа организации Профсоюза.
7.3. Ответственность за организацию и правильное ведение делопроизводства в соответствии с Уставом Профсоюза возлагается на председателя организации Профсоюза.
Приложение № 1
Профсоюз работников народного образования и науки Российской Федерации
_____________________________
(наименование профсоюзной организации)
ПРОТОКОЛ
заседания профсоюзного комитета (президиума)
Дата ____ _____201__г. №__
Председательствующий (ф.и.о.)________________________
Присутствовали:
Члены профсоюзного комитета (президиума) ______ (ф.и.о.)
Приглашенные: ______(ф.и.о., должность)
(если более 10, указать: список прилагается)
Повестка дня:(наименование вопроса, без указания докладчика)
СЛУШАЛИ: (ф.и.о., должность и наименование вопроса). Текст доклада, информации, сообщения включается в протокол или указывается, что прилагается на ___ листах.
ВЫСТУПИЛИ:(ф.и.о., должность) (краткое содержание выступления, предложений)[1]
ПОСТАНОВИЛИ: (текст постановления включается в протокол или указывается, что на ____ листах прилагается).
Председатель
организации Профсоюза ____________________________
Приложение № 2
Профсоюз работников народного образования и науки
Российской Федерации
_____________________________
(наименование профсоюзной организации и профсоюзного органа)
ПОСТАНОВЛЕНИЕ
Дата ____ № __
Заголовок
Текст постановления……………………………………………………..
Председатель
организации Профсоюза _________________________________________________
Приложение № 3
Профсоюз работников народного образования и науки
Российской Федерации
______________________________________________________________
(наименование профсоюзной организации или профсоюзного органа)
ВЫПИСКА ИЗ ПРОТОКОЛА
собрания (заседания) комитета (президиума)
Дата_____ № __
СЛУШАЛИ: (наименование вопроса)
ВЫСТУПИЛИ: (текст выступлений дается при необходимости).
ПОСТАНОВИЛИ: (приводится текст постановления по конкретному вопросу).
Председатель
организации Профсоюза _____________________
В организацию Профсоюза (наименование организации )
- ЗАЯВЛЕНИЕ
(примерная форма)
Я,______________________________________________________________
________________________________________________________________
________________________________________________________________
( указываются ф.и.о., должность, адрес и паспортные данные) прошу принять меня в члены Профсоюза работников народного образования и науки РФ. Обязуюсь выполнять Устав Профсоюза, уплачивать членские профсоюзные взносы и принимать участие в деятельности организации Профсоюза.
В соответствии с Трудовым кодексом РФ и Федеральным законом «О персональных данных» и с целью представительства и защиты моих социально-трудовых прав и профессиональных интересов, организации профсоюзного учёта даю согласие на обработку моих персональных данных (ф.и.о., год и дата рождения, образование, профессия, семейное положение и заработная плата) на весь период моего членства в Общероссийском Профсоюзе образования и по письменному требованию могу отозвать его в любое время.
________ ________________
(дата) (ф.и.о., подпись)
В организацию Профсоюза
(наименование организации )
СОГЛАСИЕ
на обработку персональных данных
(примерная форма)
Я,______________________________________________________________
________________________________________________________________
________________________________________________________________
(указываются ф.и.о., должность, адрес и паспортные данные)
в соответствии с Трудовым кодексом РФ и Федеральным законом «О персональных данных» и с целью представительства и защиты социально-трудовых прав и профессиональных интересов даю согласие на обработку моих персональных данных (ф.и.о., год и дата рождения, образование, профессия, семейное положение и заработная плата) на весь период моего членства в Общероссийском Профсоюзе образования и по письменному требованию могу отозвать его в любое время.
Член Профсоюза _____________ ( ф.и.о.)
Дата ______ Подпись _________
Председателю
организации Профсоюза
_____________________
(ф.и.о.)
СОГЛАСИЕ
на обработку персональных данных
(примерная форма)
Я,______________________________________________________________
________________________________________________________________
________________________________________________________________
(указываются ф.и.о., должность, выборная профсоюзная работа адрес и паспортные данные)
с целью обеспечения реализации моих полномочий в качестве члена выборного профсоюзного органа _________________________________ (наименование профоргана) даю согласие на обработку персональных данных (ф.и.о., год и дата рождения, образование, профессия, номер телефона) на весь период моего пребывания в составе выборного профсоюзного органа и по письменному требованию могу отозвать его в любое время.
Член Профсоюза _____________ ( ф.и.о.)
Дата ______ Подпись __________
ПРИМЕРНЫЙ ПЕРЕЧЕНЬ (НОМЕНКЛАТУРА) ДЕЛ
ПЕРВИЧНОЙ ПРОФСОЮЗНОЙ ОРГАНИЗАЦИИ
В профкоме первичной профсоюзной организации формируются следующие дела:
-документы нормативно-правового характера (Устав Профсоюза, Общее положение о первичной профсоюзной организации, Положение о первичной профсоюзной организации, свидетельство о государственной регистрации (если первичная профсоюзная организация имеет право юридического лица), Положение о контрольно-ревизионных органах Профсоюза работников народного образования и науки Российской Федерации и др.);
-протоколы профсоюзных собраний (конференций);
-протоколы заседаний профсоюзного комитета;
-планы работы профсоюзного комитета, постоянных комиссий;
-коллективный договор;
-документы и рабочие материалы по основным направлениям уставной деятельности (материалы по ведению переговоров и заключению колдоговора, материалы по правовой работе и охране труда, организации отдыха и т.д.);
-финансовые документы профсоюзной организации (сметы, отчеты и другие финансовые документы);
-статистические отчеты;
-журнал (карточки) учета членов Профсоюза;
-заявления о приеме в Профсоюз и копии заявлений членов Профсоюза о безналичной уплате профсоюзного взноса;
-акты уничтожения профсоюзных документов или профсоюзных билетов исключенных и вышедших из Профсоюза;
-материалы контрольно-ревизионной комиссии;
-материалы комиссий профсоюзного комитета;
-постановления, нормативные и методические материалы вышестоящих профсоюзных органов;
другие документы и материалы (исходя из объема поступающей документации и необходимости документального обеспечения деятельности организации Профсоюза).